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Power BI & Fabric Lizenzen

Power-BI-Lizenzierung wirkt auf den ersten Blick wie ein simples Free vs. Pro. In der Praxis ist es eine Kombination aus Benutzerlizenz und Kapazität (Shared vs. Fabric/Premium). Dort entstehen die typischen Diskussionen: Warum sieht Kollegin A den Report, Kollege B aber nicht?, Warum kommt plötzlich ein Upgrade-Popup? oder Wieso klappt die App-Verteilung nicht ohne Pro?.


Wenn du es auf eine Faustregel herunterbrichst, lautet sie: Geschäftsbenutzer können ohne bezahlte User-Lizenz nur dann sicher konsumieren, wenn die Inhalte auf einer passenden Kapazität liegen – und sie wirklich nur Viewer sind. 


Mobile Reporting in Power BI

Der kostenlose Zugriff steht und fällt mit der Kapazität

Wenn Inhalte in der Shared Capacity liegen (also ohne Premium/Fabric-Kapazität), ist Power BI restriktiv: Sharing, Kollaboration und oft schon der reine Zugriff auf von anderen veröffentlichte Inhalte setzen dann bezahlte Lizenzen voraus. Sobald Inhalte hingegen in einer Premium-/Fabric-Kapazität liegen, kann die Organisation den Konsum breiter öffnen – und genau dort entsteht der typische „Aha“-Moment: Nicht jeder Viewer braucht zwangsläufig eine bezahlte User-Lizenz, wenn die Inhalte auf Kapazität laufen und die Rollen sauber vergeben sind.


Das ist der Grund, warum zwei Personen im gleichen Unternehmen unterschiedliche Erfahrungen machen können: Ein Report in Shared Capacity verhält sich anders als ein Report in einer Kapazität, selbst wenn er inhaltlich identisch ist. Wenn du das einmal akzeptierst, wird Lizenzierung planbar – und du kannst bewusst entscheiden, ob du pro Kopf lizenzierst oder über Kapazität skalierst.


Power BI Pro: Wenn Teilen und Arbeiten dazugehört

In Shared Capacity ist Power BI deutlich restriktiver: Gemeinsame Nutzung, Zusammenarbeit und häufig schon der Zugriff auf von anderen veröffentlichte Inhalte erfordern in der Regel eine kostenpflichtige Lizenz wie Pro oder Premium Per User. Liegen Inhalte dagegen in einer Premium‑ oder Fabric‑Kapazität, kann eine Organisation Berichte und Apps viel breiter bereitstellen, ohne dass jede betroffene Person eine kostenpflichtige Benutzerlizenz benötigt.


Dadurch können zwei Personen im selben Unternehmen völlig unterschiedliche Nutzungserfahrungen haben, obwohl sie scheinbar „denselben“ Bericht öffnen: In Shared Capacity braucht der Viewer typischerweise eine Pro‑ oder PPU‑Lizenz, in einer geeigneten Kapazität kann der Zugriff mit Free-Lizenzen möglich sein. Wer dieses Zusammenspiel aus Lizenz pro Nutzer und Kapazität akzeptiert, kann bewusst entscheiden, ob pro Kopf lizenziert oder über Kapazität skaliert werden soll.


Fabric Free: Wirklich free nur in der passenden Umgebung

Eine Fabric-(Free-)Lizenz ist kein universeller, read‑only Viewer-Pass für alle Szenarien. Free-Nutzende können Inhalte im eigenen Bereich verwenden und in bestimmten Kapazitäten Berichte konsumieren, sind aber beim Teilen und bei der Zusammenarbeit stark eingeschränkt. Für Geschäftsbenutzer wird Free dann interessant, wenn Berichte und Apps so zentral veröffentlicht werden, dass viele Personen konsumieren können, ohne dass jede einzelne Person Pro benötigt.


Der entscheidende Schwellenwert in Fabric ist die Kapazitätsgröße: Erst ab einer Fabric-Kapazität der Stufe F64 können Free-User Power-BI-Inhalte in dieser Kapazität regulär anzeigen, sofern Berechtigungen korrekt vergeben sind. Pro- oder PPU-Nutzende können Inhalte in Premium- oder Fabric-Kapazitäten bereitstellen und mit Free-Usern teilen, solange der Workspace der entsprechenden Kapazität zugeordnet ist.


Damit das Modell stabil bleibt, sollten reine Konsumenten konsequent nur Viewer-Rollen erhalten, während jede Form von Mitgestaltung, Bearbeitung oder Veröffentlichung weiterhin eine kostenpflichtige Lizenz erfordert.


Power BI Pro: Der robuste Standard für Ersteller und hybride Nutzer

Power BI Pro ist die pragmatische Standardlizenz, wenn Nutzende nicht nur konsumieren, sondern Inhalte erstellen, teilen und in Workspaces zusammenarbeiten sollen. Sie ermöglicht Erstellung, Freigabe und Kollaboration sowohl in Shared Capacity als auch in Kapazitäten und wird von Microsoft explizit als Lizenz für Autor:innen und Kollaborationsszenarien positioniert.


Für Deutschland liegen die typischen Listenpreise im Bereich von rund 12 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, und Pro ist in einigen E5‑Plänen von Microsoft 365 enthalten. In Organisationen, in denen die Grenze zwischen „nur schauen“ und „doch schnell etwas anpassen oder veröffentlichen“ häufig verschwimmt, bietet Pro eine robuste Basis, weil das Modell „alle relevanten Business-User mit Pro“ weniger Rollendisziplin erfordert als eine streng getrennte Free-Viewer-Strategie.


PPU Premium-Funktionen im Club, nicht als Massenmodell

Premium Per User (PPU) erweitert eine Pro-Lizenz um viele Premium-Funktionen, ohne dass eine Kapazität für die gesamte Organisation gekauft werden muss. Die Lizenz richtet sich an kleinere Gruppen, die erweiterte Funktionen wie größere Modelle oder erweiterte Refresh-Optionen benötigen, während der Rest weiterhin mit Pro oder Free arbeiten kann.


Organisatorisch ist PPU für Geschäftsbenutzer aber ein geschlossenes Modell: Inhalte in PPU-Workspaces sind typischerweise nur für Nutzende mit PPU-Lizenz zugänglich, wenn diese Workspaces nicht zusätzlich in einer Premium- oder Fabric-Kapazität liegen. Für breit verteilte Unternehmens-Apps, die hunderte oder tausende reine Viewer erreichen sollen, ist PPU daher selten geeignet, weil es ohne Kapazität keine „für alle“-Verteilung ermöglicht.


Kapazität (Premium/Fabric): Skalierung für viele Viewer

Sobald viele Geschäftsbenutzer hauptsächlich konsumieren, wird eine Kapazität – etwa eine Fabric-F-SKU – zum zentralen Skalierungshebel. Mit Kapazitäten lizenzierst du primär Rechen- und Ausführungsressourcen, nicht Personen, und kannst damit eine große Zahl von Viewern ohne eigene kostenpflichtige Benutzerlizenzen versorgen, sofern Berechtigungen passend gesetzt sind.


Für Microsoft Fabric ist besonders wichtig, dass der Free-Viewer-Zugriff auf Power BI-Inhalte ab einer Kapazitätsgröße F64 zuverlässig funktioniert. Viele Teams starten mit kleineren Fabric-Kapazitäten für Daten- oder Engineering-Workloads und wundern sich, warum Business-User trotzdem Pro benötigen – hier greift der Free-Viewer-Mechanismus noch nicht voll. Wird Kapazität bewusst als Plattform für die Verteilung genutzt, ermöglicht sie ein sauberes Betriebsmodell mit wenigen Publishern (Pro/PPU), standardisierten Workspaces, klaren Apps und stabilen Viewer-Zugriffen.


Premium per Capacity (P-SKU) auf dem Weg zu Fabric

Power BI Premium per Capacity (P-SKUs) wird schrittweise durch Fabric-Kapazitäten (F-SKUs) abgelöst, Microsoft hat dazu einen Migrationspfad und Übergangsfristen kommuniziert. In diesen Übergangsphasen warnt Microsoft vor möglichen Auswirkungen, wenn bestehende Premium-Kapazitäten nach Vertragsende nicht in Fabric überführt werden, etwa Performanceeinbußen oder spätere Deaktivierungen.


Für Geschäftsbenutzer ist diese Umstellung weniger ein reines Einkaufsthema als eine Betriebsänderung: Workspaces müssen auf neue Kapazitäten umgehängt werden, und Apps, Links sowie Berechtigungen sollten so migriert werden, dass Zugriffe nicht unterbrochen werden. Organisatorisch bietet diese Phase die Chance, Rollen, App-Verteilung und Publishing-Prozesse neu zu strukturieren und an ein konsistentes Fabric-Modell anzupassen.


Ein pragmatischer Entscheidungsrahmen für 2026

Für eine tragfähige Lizenzstrategie hilft ein Blick auf die tatsächliche Nutzung deiner Geschäftsbenutzer. Wenn die meisten wirklich nur konsumieren und ihr bereit seid, mit klaren Apps, strukturierten Workspaces und konsequenten Viewer-Rollen zu arbeiten, kann das Modell „Publisher mit Pro, breite Masse mit Free auf F64+“ sehr effizient und skalierbar sein. Wenn es dagegen viele Grenzfälle gibt, in denen Business-User regelmäßig mehr als reinen Konsum benötigen, ist eine flächigere Pro-Ausstattung oft friktionsärmer, auch wenn sie auf den ersten Blick höhere Lizenzkosten bedeutet.

PPU ersetzt in diesem Rahmen keine Kapazität, sondern ergänzt sie als Werkzeug für gezielte Premium-Funktionalität in einem klar abgegrenzten Nutzerkreis. Sobald PPU als breite Verteilstrategie verstanden wird, entstehen leicht neue Zugriffsprobleme, weil PPU-Inhalte ohne Kapazität nicht automatisch allen Personen zur Verfügung stehen. Am Ende ist die beste Lizenzstrategie die, die technisch zu euren Workloads passt und organisatorisch über Jahre durchgehalten werden kann – mit klaren Rollen, stabilen Verteilwegen und einer bewussten Entscheidung zwischen „pro Kopf“ und „über Kapazität skalieren“.

Fazit: Eine Entscheidung, die auch bei Wachstum noch trägt

Ein praktisches Fazit für 2026 lautet: Lizenzierung wird dann beherrschbar, wenn du sie nicht als Pro vs. Free-Frage verstehst, sondern als Kombination aus Benutzerlizenz und Kapazität, mit einem klaren Betriebsmodell für Viewer und Ersteller.


Für viele Organisationen funktionieren in der Praxis zwei stabile Strategien: Entweder „alle relevanten Business-User mit Pro“ für maximale Flexibilität bei eher chaotischem Nutzungsverhalten, oder „wenige Publisher mit Pro/PPU, breite Masse mit Free auf F64+“ für strukturierte, app-zentrierte Verteilung. PPU bleibt ein Spezialwerkzeug für Premium-Funktionen in klar abgegrenzten Gruppen, während Kapazitäten (Premium/Fabric) der Hebel sind, um viele Viewer ohne Lizenz-Diskussion zu versorgen – vorausgesetzt, ihr nehmt Rollen, Governance und Migration (P‑SKUs → F‑SKUs) als echten Betriebswechsel ernst.

Der nächste sinnvolle Schritt

Power BI entfaltet seinen Nutzen erst dann vollständig, wenn Dashboards sauber aufgebaut, Datenmodelle durchdacht und Kennzahlen klar definiert sind.Genau diese Grundlagen entscheiden darüber, ob Berichte genutzt oder ignoriert werden.


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So wird aus einem funktionierenden Bericht eine belastbare Analytics-Lösung.

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