Sortierung der Drillthrough-Auswahl

Marcus Wegener
vor 7 Tagen
5 Min. Lesezeit

Es gibt Themen in Power BI, die begegnen einem nicht jeden Tag, die aber genau dann relevant werden, wenn man anfängt, Berichte sauber zu strukturieren und konsistent nutzbar zu machen. Die Sortierung der Drillthrough-Auswahl gehört für mich genau in diese Kategorie. Lange Zeit habe ich sie selbst einfach hingenommen, obwohl sie sich oft merkwürdig oder sogar zufällig anfühlte.

Vor ein paar Tagen kam dann die konkrete Frage auf, wie man die Reihenfolge der Drillthrough-Seiten eigentlich beeinflussen kann. Meine erste ehrliche Antwort war: gar nicht, zumindest nicht über die Oberfläche. Das wollte ich so aber nicht stehen lassen.

In dem Beitrag möchte ich dir zeigen, warum sich die Drillthrough-Auswahl so verhält, wie sie sich verhält, und wie du mit dem Project Format gezielt Einfluss auf die Reihenfolge nehmen kannst.

Das Ausgangsproblem: scheinbar willkürliche Reihenfolge

Schauen wir uns zuerst das Problem an. In einem einfachen Beispielbericht gibt es eine Startseite und mehrere Drillthrough-Seiten. Diese Seiten heißen zum Beispiel A, B und C. Öffnest du nun im Bericht das Kontextmenü eines Visuals und gehst auf Drillthrough, werden dir genau diese Seiten als Auswahl angeboten.

Auf den ersten Blick sieht alles gut aus. Die Reihenfolge ist A, B, C. Viele gehen davon aus, dass Power BI diese Sortierung entweder anhand der Seitennamen oder anhand der Reihenfolge in der Seitenleiste vornimmt. Beides klingt plausibel, ist aber leider nicht korrekt.

Sobald du den Bericht speicherst, schließt und erneut öffnest, kann sich die Reihenfolge im Drillthrough-Dropdown ändern. Plötzlich steht B vor A oder C taucht an erster Stelle auf. Die Seitenleiste bleibt unverändert, die Namen auch. Trotzdem ändert sich die Auswahl. Genau das sorgt in der Praxis für Verwirrung, insbesondere wenn Berichte an andere weitergegeben oder automatisiert deployt werden.

Warum die Oberfläche hier nicht hilft

Der nächste logische Schritt ist der Versuch, die Seiten manuell umzusortieren. Power BI erlaubt es ja, Seiten in der Leiste unten per Drag-and-drop zu verschieben. Leider hat das keinerlei Einfluss auf die Drillthrough-Auswahl.

Auch das Umbenennen der Seiten bringt keinen Erfolg. Selbst wenn du numerische Präfixe verwendest, etwa 1_A, 2_B, 3_C, bleibt das Verhalten inkonsistent. An dieser Stelle wird klar: Die Sortierung basiert nicht auf dem, was wir in der UI sehen, sondern auf internen Informationen, die Power BI selbst verwaltet.

Und genau hier kommt das Power BI Project Format ins Spiel.

Ein Blick in das Power BI Project Format

Mit dem Project Format wird ein Power-BI-Bericht nicht mehr als einzelne PBIX-Datei gespeichert, sondern als strukturierter Ordner mit mehreren Dateien. Diese Struktur erlaubt es, Berichte versionierbar zu machen und ihre Bestandteile explizit zu bearbeiten.

Innerhalb dieses Ordners gibt es einen Bereich namens definition/pages. Dort liegt unter anderem eine Datei, die die Seiten des Berichts beschreibt. Diese Datei enthält alle Seiten inklusive einer internen ID, die Power BI verwendet, um Seiten eindeutig zu identifizieren.

Diese IDs sind nicht nur technisch notwendig, sie spielen auch eine Rolle bei der Sortierung der Drillthrough-Auswahl. Power BI sortiert die Drillthrough-Seiten alphanumerisch anhand dieser Identifier, nicht anhand des Anzeigenamens und nicht anhand der Position in der UI.

Die Ursache der scheinbaren Zufälligkeit

Warum wirkt die Sortierung dann so zufällig? Ganz einfach: Die IDs werden automatisch vergeben. Sie bestehen aus alphanumerischen Zeichenfolgen, die auf den ersten Blick keinen logischen Bezug zu den Seitennamen haben. Je nachdem, in welcher Reihenfolge Seiten erstellt oder dupliziert wurden, entstehen unterschiedliche Identifier.

Beim erneuten Laden des Berichts greift Power BI genau auf diese IDs zurück und sortiert entsprechend. Das Ergebnis fühlt sich willkürlich an, ist aber technisch gesehen konsistent.

Die Lösung: Kontrolle über die Identifier übernehmen

Der entscheidende Punkt ist, dass diese Identifier im Project Format nicht unveränderlich sind. Du kannst sie anpassen, solange du dich an ein paar Regeln hältst. Der Name muss eindeutig sein, darf maximal 50 Zeichen lang sein und muss innerhalb des Reports einzigartig bleiben.

Statt kryptischer IDs kannst du also bewusst strukturierte Namen verwenden. Ein bewährtes Vorgehen ist es, numerische Präfixe zu nutzen, um die gewünschte Reihenfolge festzulegen. Wenn du möchtest, dass Seite C zuerst erscheint, gefolgt von B und dann A, kannst du die internen Namen entsprechend anpassen, zum Beispiel auf 1C, 2B und 3A.

Wichtig ist dabei, dass du nicht nur den Eintrag in der zentralen Page-Definition änderst, sondern auch die dazugehörigen Ordnernamen anpasst. Unterhalb dieser Ordner liegen die Detaildefinitionen der einzelnen Seiten. Die Zuordnung muss konsistent bleiben, sonst kann Power BI den Bericht nicht korrekt laden.

Display Name versus interner Name

Ein weiterer Punkt, der oft für Verwirrung sorgt, ist der Unterschied zwischen dem internen Namen einer Seite und dem Display Name. Der Display Name ist das, was du später im Bericht siehst, also der Name auf dem Seitenreiter unten. Dieser lässt sich unabhängig vom internen Identifier setzen.

Das bedeutet: Du kannst intern mit Präfixen wie 1C oder 2B arbeiten, ohne dass diese im fertigen Bericht sichtbar sind. Für die Nutzer bleibt die Oberfläche sauber, während Power BI im Hintergrund eine klare Sortierlogik hat.

Warum das Schema hier relevant ist

Wenn du tiefer in das Project Format einsteigst, findest du auch Schema-Dateien, die genau definieren, welche Eigenschaften zulässig sind. Dort ist unter anderem festgelegt, dass der Name maximal 50 Zeichen lang sein darf und eindeutig sein muss. Diese Vorgaben solltest du einhalten, um spätere Probleme zu vermeiden. Gerade wenn Berichte automatisiert gebaut oder über Repositories verwaltet werden, ist diese formale Korrektheit entscheidend.

Das Ergebnis im Bericht

Nachdem die Anpassungen vorgenommen wurden und das Projekt erneut geladen wird, zeigt sich das Ergebnis sofort. Die Drillthrough-Auswahl folgt exakt der definierten Reihenfolge. In unserem Beispiel erscheint zuerst C, dann B und zuletzt A. Und das Wichtigste: Diese Reihenfolge bleibt stabil, auch nach erneutem Speichern oder Öffnen des Berichts.

Damit ist das ursprüngliche Problem gelöst, ohne Workarounds in der Oberfläche und ohne Einschränkungen für die Berichtsnutzer.

Wann sich dieser Ansatz besonders lohnt

Nicht jeder Bericht braucht eine fein kontrollierte Drillthrough-Sortierung. Aber sobald du mehrere Drillthrough-Ziele hast oder Berichte standardisieren möchtest, wird das Thema relevant. Gerade in größeren Projekten oder bei wiederverwendbaren Templates ist eine konsistente Navigation kein Luxus, sondern ein Qualitätsmerkmal.

Das Power BI Project Format eröffnet hier Möglichkeiten, die weit über dieses eine Thema hinausgehen. Die Drillthrough-Sortierung ist ein gutes Beispiel dafür, wie sich ein Blick hinter die Kulissen auszahlen kann.

Fazit zur Sortierung der Drillthrough-Auswahl in Power BI

Die Sortierung der Drillthrough-Auswahl in Power BI ist kein Zufall, auch wenn sie sich oft so anfühlt. Sie basiert auf internen Identifiers, die du mit dem Power BI Project Format gezielt beeinflussen kannst. Sobald man dieses Prinzip verstanden hat, lässt sich die Reihenfolge stabil, nachvollziehbar und sauber steuern.

Wenn du bisher gedacht hast, dass man mit der Drillthrough-Reihenfolge leben muss, lohnt sich ein zweiter Blick. Manchmal liegt die Lösung nicht in der Oberfläche, sondern ein paar Ebenen tiefer.

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