Power BI Lizenzierung – Ein Überblick

Dirk Müller
20. Nov.
4 Min. Lesezeit

Power BI hat sich in den letzten Jahren zu einem der beliebtesten Business-Intelligence-Tools entwickelt. Doch während die Visualisierungen intuitiv wirken, fühlt sich die Lizenzwelt oft eher wie ein Escape Room an – nur ohne Timer. Dieser Beitrag bringt Licht ins Dunkel der Power BI Lizenzierung und hilft dir, die richtige Entscheidung für dein Unternehmen zu treffen.

Das Power BI Lizenzmodell

Bevor wir in die Details eintauchen, lohnt sich ein Blick auf die Grundlogik hinter der Power BI Lizenzierung. Denn Microsoft hat die Lizenzen nicht zufällig gewählt – sie dienen unterschiedlichen Nutzungstypen und Teamgrößen.

Grundsätzlich unterscheidet Power BI zwischen nutzerbasierten Lizenzen (Free, Pro, Premium Per User) und kapazitätsbasierten Lizenzen (Premium und Embedded). Die Wahl hängt vor allem von zwei Fragen ab:

Wie viele Menschen sollen Berichte konsumieren?
Wie viele Ressourcen benötigen deine Datenmodelle?

Wenn du diese Grundprinzipien verstanden hast, bist du schon einen großen Schritt weiter. Jetzt schauen wir uns die einzelnen Lizenztypen im Detail an.

Die einzelnen Lizenztypen im Detail

Power BI Free

Power BI Free ist der Einstieg in die Welt des Self-Service-BI – ideal zum Herumprobieren, aber mit klaren Grenzen beim Teilen und Zusammenarbeiten. Mit der Free-Lizenz kannst du Berichte erstellen und lokal nutzen, aber keine Inhalte mit anderen teilen. Für Einzelanwender oder erste Tests ist das völlig ausreichend. Sobald jedoch Teamarbeit oder Verteilung von Reports ins Spiel kommt, stößt Free sofort an seine Grenzen.

Als kosteneffreier Start ist Power BI Free perfekt – aber eben nicht mehr. Für jede ernsthafte Nutzung führt an Pro kein Weg vorbei.

Power BI Pro

Power BI Pro ist das Arbeitspferd der Power BI Lizenzierung – und für die meisten Unternehmen der Standard. Mit Pro kannst du Berichte teilen, gemeinsam an Workspaces arbeiten und Dashboards im Unternehmen veröffentlichen. Wichtig: Sowohl der Sender als auch der Empfänger benötigen eine Pro-Lizenz. Datenaktualisierung und Dataset-Größen sind solide, aber nicht spektakulär.

Für kleine bis mittelgroße Teams ist Pro oft die perfekte Mischung aus Preis und Funktionsumfang – solange Datenmengen und Nutzerzahlen überschaubar bleiben.

Power BI Premium Per User (PPU)

Power BI Premium Per User (PPU) ist wie Pro auf Steroiden – gedacht für Power User, Analysten und datenintensive Teams. PPU umfasst sämtliche Pro-Funktionen plus Premium-Features wie größere Datasets, mehr Refreshes und fortgeschrittene KI-Funktionen. Allerdings gilt: Nur PPU-Nutzer können Inhalte nutzen, die in einem PPU-Workspace liegen. Das macht die Mischung aus Pro und PPU im Team manchmal tricky.

PPU lohnt sich für datenlastige Szenarien ohne gleich eine ganze Premium-Kapazität kaufen zu müssen. Für Power-Nutzer ein echter Mehrwert.

Power BI Premium (kapazitätsbasiert)

Premium ist die „Enterprise-Etage“ der Power BI Lizenzierung – dediziert, leistungsstark und gedacht für Unternehmen, die groß denken (oder werden wollen).

Premium bietet massive Kapazitäten, große Datenmodelle, On-Premise-Möglichkeiten über den Power BI Report Server und den Vorteil, Reports auch an nicht-Pro-Benutzer ausgeben zu können. Die Kapazität wird über P-SKUs skaliert und ist ideal für breite Reportverteilung und anspruchsvolle Enterprise-Szenarien.

Wenn viele Mitarbeitende Reports konsumieren sollen oder Datenmodelle richtig groß werden, ist Premium oft kosteneffizienter als viele Einzellizenzen.

Vergleich der Lizenztypen

Nachdem wir die einzelnen Lizenzarten kennen, wird es Zeit für eine klare Gegenüberstellung. Denn oft zeigt sich erst im direkten Vergleich, welche Lizenz wirklich zur eigenen Situation passt.

Hier kann man sehr gut erkennen:

Pro ist für die meisten Teams das Basisprodukt.
PPU ist für Power-User, die mehr Leistung brauchen.
Premium ist für Unternehmen, die breit skalieren oder große Modelle nutzen.Eine Tabelle oder Entscheidungsmatrix macht diese Unterschiede besonders sichtbar.

Unterm Strich zeigt der Vergleich, welche Lizenz zu deinem Setup passt – ganz ohne Bauchschmerzen oder Excel-Akrobatik.

Lizenzierung im Kontext von Microsoft 365

Viele Unternehmen stolpern darüber, dass manche Microsoft-365-Pakete bereits Teile der Power BI Welt enthalten. Hier lohnt sich genaues Hinsehen

lMicrosoft 365 E5 enthält Power BI Pro bereits im Paket – ein oft unterschätzter Kostenvorteil. Andere Pläne wie E1 oder E3 hingegen beinhalten nur die Free-Version. Das kann zu Missverständnissen führen, wenn Teams plötzlich zusammenarbeiten wollen.

Ein kurzer Lizenz-Check in Microsoft 365 kann bares Geld sparen. Oft steckt in den vorhandenen Plänen mehr Power BI Potenzial, als man denkt.

Vergleich der Power BI Lizenztypen

Nachdem wir die einzelnen Lizenzarten kennen, wird es Zeit für eine klare Gegenüberstellung. Denn oft zeigt sich erst im direkten Vergleich, welche Lizenz wirklich zur eigenen Situation passt.

Hier kann man sehr gut erkennen:

Pro ist für die meisten Teams das Basisprodukt.
PPU ist für Power-User, die mehr Leistung brauchen.
Premium ist für Unternehmen, die breit skalieren oder große Modelle nutzen.Eine Tabelle oder Entscheidungsmatrix macht diese Unterschiede besonders sichtbar.

Mit dem direkten Vergleich wird deutlich: Jede Lizenz hat ihre Daseinsberechtigung. Jetzt wird klarer, welche Richtung du einschlagen solltest.

Lizenzierung von Power BI im Kontext von Microsoft 365

Viele Unternehmen stolpern darüber, dass manche Microsoft-365-Pakete bereits Teile der Power BI Welt enthalten. Hier lohnt sich genaues Hinsehen. Microsoft 365 E5 enthält Power BI Pro bereits im Paket – ein oft unterschätzter Kostenvorteil. Andere Pläne wie E1 oder E3 hingegen beinhalten nur die Free-Version. Das kann zu Missverständnissen führen, wenn Teams plötzlich zusammenarbeiten wollen.

Ein kurzer Lizenz-Check in Microsoft 365 kann bares Geld sparen. Oft steckt in den vorhandenen Plänen mehr Power BI Potenzial, als man denkt.

Fazit zur Lizenzierug von Power BI

Wenn Organisationen über Power BI Lizenzen nachdenken, geht es selten nur um Funktionen – vielmehr um Fragen wie: Was brauchen unsere Teams wirklich? Wie verhindern wir unnötige Kosten? Und was skaliert auch noch in ein, zwei Jahren? Genau diese Überlegungen bestimmen, ob deine Power BI Lizenzierung später reibungslos läuft oder zur Herausforderung wird. Am Ende zählt vor allem, wie gut die gewählte Strategie zu euren Strukturen und Zielen passt.

Regelmäßige Lizenz-Reviews durchführen, um ungenutzte Pro- oder PPU-Lizenzen rechtzeitig abzubauen.
Rollen und Berechtigungen klar definieren, damit keine unnötigen Lizenzketten entstehen.
Premium erst testen, bevor man investiert – z. B. mithilfe eines PPU-Pilotprojekts.
Governance-Standards festlegen, um Wildwuchs bei Workspaces und Berechtigungen zu verhindern.

Mit klaren Strukturen und einem bewussten Blick auf den tatsächlichen Bedarf wird deine Power BI Lizenzierung nicht nur effizient, sondern auch zukunftsfähig. So entsteht eine Reporting-Landschaft, die sowohl Kosten als auch Performance im Griff hat.

Wenn du noch Fragen rund um das Thema Daten und Datenstrategie hast oder wissen möchtest, wie du den ersten Schritt in deinem Unternehmen angehst, melde dich einfach bei uns. Wir unterstützen dich gern – persönlich, verständlich und ohne Fachchinesisch.

Nutze dafür unsere kostenlose Beratung, stelle deine Fragen oder lass uns gemeinsam deine Situation durchleuchten. Wir freuen uns auf den Austausch!